Countdown für neues Datenchaos gestartet

Das Aktenchaos wird elektronisch

Per Pressemitteilung der MainArbeit vom gestrigen Freitag kündigt die Lieblingsbehörde aller Offenbacher an, dass

nunmehr feststeht, dass zum 7.April auf die sogenannte E-Akte umgestellt wird.

An sich ist das nichts ungewöhnliches, denn das passiert zur Zeit in vielen Behörden, und auch die Jobcenter sollen das in 2015 bundesweit umsetzen. Die MainArbeit wäre aber nicht die MainArbeit, wenn sie nicht jede Umstrukturierung in ihrem Haus dazu nutzen würde, nur noch mehr Stress für ihre Mitarbeiter und mehr Probleme für ihre Kunden zu verursachen, und warnt daher in ihrer Mitteilung schon mal vorsorglich, dass man zwar „hofft, dass der Übergang problemlos funktioniert“, man dies aber offenbar nicht sicherstellen kann.

Computergestütze Fehlerproduktion

Bislang wurde eingehende Post bei der MainArbeit zunächst in der Poststelle mit einem Eingangsstempel versehen, und kam dann einige Wochen später bei irgendeinem Sachbearbeiter an – wenn man Glück hatte sogar beim zuständigen – oder sie kam eben nicht an und verschwand spurlos. Mit den neuen System werden eingehende Unterlagen eingescannt, datiert, einer BG zugeordnet, und für die Metasuche verschlagwortet.

Da all dies zunächst automatisch geschieht, ensteht hier nun schon im Bereich der elektronischen Verarbeitung der Post eine ganze Reihe von neuen Arbeitsschritten, bei denen die daran beteiligten Computer Fehler machen können. Unterstützt wird die selbstgebastelte Content Management Software beim Fehler produzieren dann noch von selbstgeschulten Mitarbeitern der MainArbeit.

Bislang waren die Mitarbeiter der MainArbeit noch nicht einmal in der Lage, die in der Poststelle eingehenden Unterlagen korrekt zu sortiern und ohne Verluste an ihren Bestimmungsort zu bringen. Regelmäßig verschwinden wichtige Unterlagen, die Leistungsampfäger in den Briefkasten werfen, zu deren Lasten. Und solche Mitarbeiter sollen jetzt künftig ein automatisiertes Capturing Verfahren, bei dem der Textinhalt von Scans erkannt und weitergeleitet werden soll, überwachen und dort, wo der Computer schlapp macht, eingreifen und die Daten korrigieren?

Mit Daten kann die MainArbeit ja besonders gut umgehen

Wir erinnern uns: Die MainArbeit ist ein Jobcenter, in dem es schon mal vorkommen kann, dass die Zahlstelle versehentlich die falsche Überweisungsdatei an die Bank sendet, und in tausenden von Fällen dehalb zu viel oder zu wenig Leistungen ausbezahlt werden.
Die MainArbeit ist außerdem ein Jobcenter, das nunmehr seit fast 10 Wochen unter einem derart hohen Krankenstand leidet, dass zur Zeit deswegen ohnehin bei allen Vorgängen – außer bei Anträgen – mindestens 8 Wochen benötigt, bis eingehende Post überhaupt mal von einem Sachbearbeiter angeschaut werden kann.
Dass bei der MainArbeit permanent Post verschwindet, und zwar in einer unvorstellbaren Größenordnung (die der Autor dieser Zeilen auf 5% aller Eingänge schätzen würde), ist nicht nur Kritikern dieser Behörde, sondern auch dem Ombudsmann, dem Magistrat, den Sozialgerichten und der MainArbeit selbst seit vielen Jahren bekannt – aber man bekam das Problem trotzdem niemals in den Griff.

Vor diesem Hintergrund ist jetzt schon klar, dass die Einführung der E-Akte auch nur wieder in Datensalat und verschwundenen Unterlagen enden wird, unter denen Sachbearbeiter und Kunden gleichermaßen leiden werden.

Und der Geschäftsführer der MainArbeit wird das Problem wie üblich dadurch lösen, dass er seinen Realitätsbaukasten herausholt und sich seine Realität eben so baut, wie sie ihm gefällt.

„Verschwundene Unterlagen? Davon ist mir nichts bekannt! Briefkasten überfüllt? Das kann ich mir nicht vorstellen! Annahme verweigert? So etwas tun meine Mitarbeiter nicht! Und außerdem müssen wir ja Post gar nicht entgegennehmen, wir sind ohnehin das einzige Jobcenter in Deutschland, was Ihnen aus reiner Freundlichkeit diese eizigartige Möglichkeit bietet. Ja sicher steht das irgendwo im Gesetz, aber wo, das weiß ich jetzt auch nicht so genau!“

Aber… es ändert sich ja nichts.

Bleibt abschließend die Frage zu klären, ob sich für Kunden der MainArbeit durch die E-Akte etwas ändert. Die Frage kann wohl getrost mit Nein beantwortet werden:
Post kann und soll auch weiterhin einfach in den Briefkasten des Jobcenters geworfen werden. Die Weisungslage in der ZAS bezüglich der Erstellung von Eingangsstempeln ist auch weiterhin unklar. Und was nach dem bürgerlichen Gesetzbuch eine „Zustellung“ ist und was nicht, auch da ändert sich natürlich nichts. Mit dem Ergebnis, dass die Ablage einer Schrift auf einem beliebigen Behördenschreibtisch – genau wie auch das übliche Einwurfeinschreiben – weiterhin sinnvolle und zulässige Formen der Zustellung sind. Und zwar egal, was die MainArbeit in diesem Zusammenhang behaupten mag.

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